Desde la Asociación Española de Fundaciones (AEF) recordamos que, desde diciembre de 2015, todas las fundaciones de ámbito estatal han de inscribir los actos sujetos a inscripción en el Registro único de fundaciones de ámbito estatal, dependiente de la Dirección General de Fe Pública y Seguridad Jurídica del Ministerio de Justicia y se concentran en el Protectorado de fundaciones de competencia estatal del Ministerio de Cultura y Deporte, con la excepción de las fundaciones bancarias.

Con el objetivo de evitar confusiones que conllevan dilaciones en los procedimientos, recordamos que en Abc Fundaciones está disponible la guía: Trámites ante el Protectorado y el Registro, en la que se recogen los trámites que han de sustanciarse ante uno u otro organismo.

Asimismo, os recordamos que también está disponible en Abc Fundaciones la guía: Registro de Fundaciones de Competencia Estatal, en la que se detallan los requisitos formales exigidos para la válida inscripción de los actos en el Registro único de Fundaciones.

Además, ante cualquier duda o consulta específica, la asesoría jurídica, fiscal y contable de la AEF está disponible para las fundaciones asociadas, bien a través del número de teléfono 91 310 63 09, bien a través del correo electrónico asesoria@fundaciones.org. 

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas introdujo la obligación, para todas las personas jurídicas, de relacionarse con la Administración exclusivamente por vía telemática. Así, las inscripciones que las fundaciones realicen ante el Registro único de Fundaciones de ámbito estatal deberán realizarse por vía telemática, si bien deberán remitirse físicamente los documentos originales que acompañen a la inscripción.

En este sentido, debe tenerse en cuenta que al Registro de Fundaciones de ámbito estatal, dependiente del Ministerio de Justicia, sólo tienen acceso para su inscripción los documentos originales. En consecuencia, la siguiente información deberá ser tenida en cuenta por las fundaciones de competencia estatal.

Así pues, además de presentar dichos documentos a través de la sede electrónica, deben presentarse en cualquier registro de entrada de la Administración o en el propio del Registro de Fundaciones (C/ La Bolsa, número 8, 28012 Madrid) o mediante correo certificado, mensajería, etc., dirigido a esta última dirección.

Los documentos que hay que presentar o mandar por correo al Registro de Fundaciones de competencia estatal al solicitar la correspondiente inscripción que se hará por vía telemática y de forma simultánea:

• Si el negocio jurídico cuya inscripción se solicita se ha perfeccionado mediante escritura pública: deberá remitirse copia autorizada y copia simple de la misma.

• Si el negocio jurídico cuya inscripción se solicita se ha perfeccionado mediante certificación del acta del Patronato: deberá remitirse la certificación original con la legitimación notarial de la firma del Secretario del Patronato, en caso de que tal legitimación fuera necesaria (por ejemplo, para acreditar la aceptación del cargo de patrono) y una copia de la misma.

• Si la legitimación no fuera necesaria, se acompañará certificación original firmada por el secretario y una copia.

• Si para la inscripción es necesaria la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD), aunque fuera como operación no sujeta o exenta, habrá de incluirse el justificante de la liquidación junto con la copia autorizada. 

Las copias serán devueltas a las fundaciones interesadas, según se indique, bien en la sede del Registro de Fundaciones (C/ La Bolsa, número 8, 28012 Madrid), bien por correo certificado.

Para ampliar esta información puede consultarse la guía redactada por la Asociación Española de Fundaciones donde se recogen los trámites para la solicitud de  inscripciones en el Registro único de fundaciones de ámbito estatal.

Las fundaciones cuyo ejercicio económico coincide con el año natural han de aprobar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2022 durante los seis meses posteriores al cierre del ejercicio, esto es, antes del próximo 30 de junio, y presentarlas al Protectorado, en el caso de las fundaciones de ámbito estatal, en los diez días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación. Recordamos que su presentación ha de tramitarse necesariamente a través de esta aplicación del Protectorado.

En nuestra guía de elaboración de cuentas anuales las fundaciones de ámbito autonómico pueden encontrar las especialidades de las diferentes normativas autonómicas respecto de esta obligación.

En caso de celebración no presencial de la reunión de patronato en la que se aprueben las cuentas anuales de la fundación hay que tener en cuenta las peculiaridades relacionadas con la relación de patronos asistentes a la reunión prevista en el artículo 28.4 del Reglamento de Fundaciones de competencia estatal, aprobado por Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre. Esta hoja de firmas debe acompañar a las cuentas anuales en todo caso, incluso en los supuestos de aprobación de las cuentas anuales por acuerdo del patronato celebrado de forma telemática o por escrito y sin sesión.

En todo caso, para reuniones no presenciales o telemáticas, en el certificado de aprobación, además de mencionarse el sistema seguido para formar la voluntad del patronato deberá indicarse el sentido del voto emitido por cada uno de ellos. Si se produjeran delegaciones de voto, deberá remitirse el documento que justifica dicha delegación. 

Asimismo, recordamos que el pasado 1 de enero de 2023 entró en vigor la Orden Ministerial CUD 1185/2022, de 28 de noviembre, por la que se regula el alcance de la revisión formal de las cuentas anuales y de los planes de actuación que debe realizar el Protectorado de fundaciones de competencia estatal. En virtud de esta Orden Ministerial se exige, para las fundaciones de ámbito estatal, la firma digital para el cumplimiento de la obligación de firma de las cuentas por parte del presidente y del secretario de la fundación. En este documento, disponible en Abc Fundaciones, se recogen las principales novedades establecidas por esta Orden Ministerial.

Desde la Asociación Española de Fundaciones nos ponemos a disposición de las fundaciones asociadas para aclarar las dudas que pudieran surgir en el proceso de elaboración, aprobación y presentación de las cuentas anuales.

Finalmente, recordar que los Estatutos de la Asociación Española de Fundaciones establecen que todas las fundaciones socias deben hacer públicas sus cuentas anuales, bien publicándolas en sus páginas web, o bien remitiéndonoslas para publicarlas en la web de la AEF.